INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ASD EUROVOLLEYSCHOOL
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Associazione Sportiva Dilettantistica EUROVOLLEYSCHOOL, con sede in Autoporto di Fernetti, box 18, 34016 Monrupino (TS).
E-mail di contatto: info@eurovolleyschool.eu
La presente informativa descrive le modalità con cui l’Associazione tratta i dati personali nell’ambito della vita associativa, del tesseramento, dell’organizzazione e dello svolgimento delle attività sportive e della gestione del proprio sito web.
Il trattamento avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del D.lgs. 196/2003 e successive modifiche, nonché delle altre disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati personali.
2. Quali dati personali vengono trattati
In relazione alle attività svolte, l’Associazione può trattare le seguenti categorie di dati.
2.1 Dati anagrafici e di contatto
Possono essere trattati nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo, recapiti telefonici, indirizzo e-mail e altri dati necessari per l’iscrizione, la gestione del rapporto associativo o sportivo e il tesseramento.
Per gli atleti minorenni possono essere trattati anche i dati identificativi e di contatto dei genitori o di chi esercita la responsabilità genitoriale, nella misura necessaria alla gestione dell’iscrizione, delle comunicazioni e degli adempimenti amministrativi.
2.2 Dati amministrativi e contabili
Possono essere trattati dati relativi a quote associative, corrispettivi per le attività sportive, pagamenti, ricevute, eventuali rateizzazioni e altri elementi necessari per la gestione amministrativa, contabile e fiscale dell’Associazione.
2.3 Dati relativi al tesseramento e all’attività sportiva
Possono essere trattati i dati necessari per il tesseramento presso la Federazione Italiana Pallavolo (FIPAV) o altri organismi sportivi competenti, per l’iscrizione ai campionati e alle manifestazioni, per l’organizzazione delle squadre, per le coperture assicurative e per la gestione dell’attività sportiva.
2.4 Certificati medici e dati relativi alla salute
L’Associazione tratta i dati contenuti nei certificati di idoneità sportiva e le eventuali altre informazioni sanitarie strettamente necessarie per adempiere agli obblighi applicabili e gestire la partecipazione alle attività sportive.
Gli interessati sono invitati a consegnare esclusivamente la documentazione necessaria a dimostrare l’idoneità sportiva, evitando di trasmettere documenti contenenti informazioni sanitarie ulteriori non richieste.
I certificati e gli eventuali documenti sanitari sono conservati con misure adeguate di riservatezza e sicurezza, limitando l’accesso alle sole persone autorizzate che ne abbiano effettiva necessità.
I dati relativi alla salute sono trattati soltanto in presenza di una condizione di liceità ai sensi degli articoli 6 e 9 del GDPR e della normativa applicabile.
2.5 Dati relativi alle prestazioni sportive
Nel corso della stagione, i tecnici possono registrare dati relativi all’attività sportiva, alle prestazioni fisiche, ai progressi tecnici e alle esigenze di allenamento degli atleti, quando ciò sia necessario per programmare e gestire le attività.
Eventuali informazioni relative alla salute o allo stato psicologico dell’atleta sono trattate con particolare cautela, soltanto se effettivamente necessarie, con accesso limitato alle persone autorizzate e nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR.
I dati non necessari alla gestione dell’attività sportiva non devono essere raccolti. L’Associazione evita di registrare informazioni sanitarie o psicologiche dettagliate quando è sufficiente annotare indicazioni operative pertinenti all’allenamento.
2.6 Fotografie, video e immagini degli atleti
Nel corso degli allenamenti, delle gare, dei tornei e degli eventi associativi possono essere realizzate fotografie e riprese video per documentare le attività dell’Associazione.
Occorre distinguere tra:
- Fotografie richieste per finalità di identificazione sportiva o tesseramento: sono trattate, ove necessario, secondo le regole dell’organismo sportivo competente e per le finalità strettamente connesse.
- Fotografie di squadra e immagini documentali degli eventi: possono essere utilizzate per documentare l’attività sportiva, nel rispetto della normativa applicabile, dei diritti delle persone ritratte e delle condizioni previste per la pubblicazione.
- Fotografie individuali, ritratti e contenuti promozionali: la pubblicazione sul sito, sui social network, nelle newsletter o in altri materiali promozionali è distinta dalle esigenze di iscrizione e tesseramento. Quando il trattamento si fonda sul consenso, questo viene richiesto separatamente, in modo informato e documentabile, e può essere revocato in qualsiasi momento.
La pubblicazione di una fotografia individuale sul sito dell’Associazione non costituisce, di per sé, un requisito obbligatorio per l’iscrizione o la partecipazione alle attività sportive.
Per gli atleti minorenni, l’Associazione presta particolare attenzione alla tutela dell’immagine e della dignità personale, verificando le condizioni necessarie per l’utilizzo e la pubblicazione delle immagini e, quando richiesto, acquisendo il consenso del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale. L’opinione del minore viene tenuta in considerazione in relazione alla sua età e maturità.
Le immagini non vengono utilizzate in contesti lesivi della dignità delle persone ritratte né per finalità incompatibili con quelle comunicate.
L’eventuale trasmissione di immagini alla FIPAV o ad altri organismi sportivi avviene soltanto quando necessaria per finalità legittime e nel rispetto delle regole applicabili.
Gli interessati possono contattare l’Associazione per segnalare una fotografia o un video e richiederne la verifica, la rimozione o la limitazione dell’utilizzo. La richiesta viene valutata tenendo conto della base giuridica del trattamento e degli eventuali obblighi applicabili.
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati sono trattati esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime, secondo le seguenti categorie.
3.1 Gestione associativa, iscrizione e tesseramento
I dati identificativi e di contatto sono utilizzati per gestire le domande di iscrizione, il rapporto associativo o sportivo, il tesseramento, l’organizzazione delle squadre, la partecipazione a gare e campionati e le comunicazioni operative con gli atleti e le famiglie.
La base giuridica è individuata, a seconda del caso, nell’esecuzione del rapporto associativo o sportivo e delle misure precontrattuali richieste dall’interessato, nell’adempimento di obblighi di legge o nel perseguimento di altri presupposti giuridici applicabili.
3.2 Gestione amministrativa, contabile e fiscale
I dati necessari alla gestione delle quote, dei pagamenti, della contabilità e degli adempimenti amministrativi e fiscali sono trattati per adempiere agli obblighi di legge e gestire il rapporto con l’interessato.
3.3 Organizzazione dell’attività sportiva e coperture assicurative
I dati necessari possono essere comunicati alla FIPAV, ad altri organismi sportivi, agli organizzatori delle manifestazioni e ai soggetti che gestiscono le coperture assicurative, nei limiti richiesti dalle rispettive finalità e dagli obblighi applicabili.
Tali soggetti possono operare come autonomi titolari del trattamento oppure, ove ne ricorrano i presupposti, come responsabili del trattamento.
3.4 Sicurezza e tutela dei diritti dell’Associazione
I dati strettamente necessari possono essere trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto dell’Associazione in sede giudiziaria o stragiudiziale, nel rispetto della normativa applicabile.
3.5 Comunicazioni associative e di servizio
L’Associazione può utilizzare i recapiti per comunicazioni riguardanti iscrizioni, tesseramenti, allenamenti, gare, variazioni organizzative, scadenze, eventi e altre informazioni connesse al rapporto associativo o sportivo.
La base giuridica viene individuata in relazione alla natura della comunicazione e al rapporto con il destinatario. Le comunicazioni strettamente necessarie alla gestione del rapporto sono distinte dalle comunicazioni promozionali.
3.6 Newsletter e comunicazioni promozionali
L’Associazione può inviare newsletter e comunicazioni sulle proprie attività, iniziative ed eventi a chi abbia validamente richiesto o autorizzato tali comunicazioni, quando il consenso è richiesto dalla normativa applicabile.
L’iscrizione a un’attività sportiva non equivale automaticamente al consenso a ricevere comunicazioni promozionali.
Quando il trattamento si fonda sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca. È possibile richiedere la disiscrizione attraverso l’apposito collegamento presente nelle e-mail, ove disponibile, oppure scrivendo a info@eurovolleyschool.eu.
3.7 Pubblicazione di immagini
La raccolta e l’eventuale pubblicazione di fotografie e video vengono valutate in funzione della finalità concreta, del contesto e della base giuridica applicabile. Quando la pubblicazione si fonda sul consenso, questo viene raccolto separatamente rispetto all’iscrizione sportiva.
4. Conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei dati necessari per l’iscrizione, il tesseramento, l’organizzazione dell’attività sportiva e gli adempimenti amministrativi è necessario per instaurare o gestire il relativo rapporto. Il mancato conferimento dei dati indispensabili può rendere impossibile procedere con l’iscrizione, il tesseramento o la partecipazione alle attività che li richiedono.
Il conferimento dei dati per finalità facoltative, quali le comunicazioni promozionali o gli utilizzi delle immagini basati sul consenso, è facoltativo. Il mancato consenso a tali finalità non determina automaticamente l’esclusione dall’attività sportiva.
5. Modalità del trattamento e sicurezza
Il trattamento può avvenire con strumenti cartacei e informatici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione.
L’Associazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione o utilizzo improprio.
I dati sono accessibili soltanto alle persone autorizzate e istruite dal Titolare, nella misura necessaria allo svolgimento delle rispettive mansioni. I dati sanitari e le informazioni particolarmente delicate sono soggetti a cautele rafforzate.
6. Destinatari dei dati personali
I dati possono essere comunicati, quando necessario e nel rispetto delle finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:
- Federazione Italiana Pallavolo (FIPAV), altri organismi sportivi e organizzatori di gare o manifestazioni;
- compagnie assicurative e soggetti coinvolti nella gestione di sinistri;
- consulenti amministrativi, contabili, fiscali e legali;
- fornitori di servizi informatici, hosting, gestione del sito, posta elettronica e strumenti di comunicazione;
- autorità pubbliche ed enti competenti, quando previsto dalla legge.
I destinatari possono agire come autonomi titolari del trattamento oppure come responsabili del trattamento, in base alle attività effettivamente svolte. Quando un fornitore tratta dati per conto dell’Associazione, vengono verificati i presupposti per la designazione a responsabile ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
I dati non vengono diffusi indiscriminatamente. La pubblicazione sul sito o sui canali social di dati identificativi, fotografie o video costituisce un trattamento distinto, da valutare secondo le finalità e le condizioni applicabili.
7. Gestione delle comunicazioni tramite Mailchimp
L’Associazione utilizza Mailchimp per gestire e inviare newsletter e comunicazioni relative alle proprie attività sportive, associative e istituzionali. Possono essere trattati dati identificativi e di contatto, come l’indirizzo e-mail e, ove necessario, il nome del destinatario.
L’Associazione ha disattivato le funzionalità di tracciamento delle aperture delle e-mail e dei clic sui collegamenti. Non utilizza pertanto tali report per monitorare individualmente le interazioni dei destinatari con le newsletter.
La disattivazione di tali funzionalità non implica che il fornitore non tratti alcun dato tecnico: possono permanere trattamenti necessari all’invio, alla sicurezza e al funzionamento del servizio, secondo le condizioni applicabili.
L’inserimento in una lista di distribuzione non costituisce, da solo, prova del consenso a ricevere comunicazioni promozionali. L’Associazione distingue, per quanto necessario, i destinatari che ricevono comunicazioni di servizio da quelli che hanno richiesto o autorizzato newsletter promozionali e gestisce le richieste di disiscrizione.
Per informazioni sul trattamento effettuato dal fornitore è possibile consultare l’informativa privacy di Mailchimp: https://www.intuit.com/privacy/statement/.
8. Trattamenti effettuati tramite il sito web
Durante la navigazione del sito possono essere trattati dati tecnici necessari alla trasmissione delle comunicazioni, alla sicurezza e al corretto funzionamento dei servizi, quali indirizzo IP, informazioni sul browser, data e ora della richiesta e log tecnici.
L’effettiva raccolta e conservazione di tali dati dipende dalla configurazione del sito e dei servizi utilizzati.
Il sito può contenere collegamenti o contenuti incorporati provenienti da piattaforme esterne, quali social network o servizi di condivisione video. L’interazione con tali contenuti può comportare la comunicazione di dati al relativo fornitore, secondo le impostazioni dell’utente e le modalità tecniche adottate.
Quando un contenuto incorporato comporta l’utilizzo di cookie o altri strumenti di tracciamento non strettamente necessari, il sito deve impedire tale trattamento prima dell’acquisizione del consenso, ove richiesto dalla normativa applicabile.
I fornitori effettivamente utilizzati, le relative informative e gli eventuali trasferimenti di dati devono essere verificati in relazione alla configurazione concreta del sito.
9. Cookie e altri strumenti di tracciamento
Il sito può utilizzare cookie e strumenti analoghi. I cookie sono piccoli file o identificatori che possono essere memorizzati sul dispositivo dell’utente per consentire il funzionamento del sito, ricordare determinate preferenze o svolgere ulteriori funzioni.
I cookie e gli strumenti analoghi vengono classificati in base alla loro funzione e al trattamento effettivamente svolto.
- Strumenti tecnici: sono utilizzati per consentire la navigazione e fornire funzionalità richieste dall’utente, nei limiti previsti dalla normativa.
- Strumenti statistici: possono essere utilizzati per misurare l’utilizzo del sito, quando configurati in modo da soddisfare le condizioni normative applicabili.
- Strumenti di terze parti e di profilazione: possono richiedere il consenso preventivo dell’utente, secondo la loro funzione e le disposizioni applicabili.
L’elenco effettivo dei cookie e degli strumenti utilizzati, le relative finalità, le durate e gli eventuali destinatari devono essere indicati in una cookie policy coerente con la configurazione reale del sito.
Quando è richiesto il consenso, l’utente deve poter accettare, rifiutare e modificare le proprie scelte con modalità chiare e accessibili. Le preferenze devono essere rispettate e registrate secondo quanto richiesto dalla normativa.
L’utente può inoltre gestire i cookie tramite le impostazioni del browser. La disabilitazione degli strumenti tecnici indispensabili può compromettere alcune funzionalità del sito; le impostazioni del browser non sostituiscono, tuttavia, gli obblighi del gestore del sito in materia di consenso e informativa.
10. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
I dati possono essere trattati da fornitori che operano al di fuori dello Spazio economico europeo o che utilizzano infrastrutture situate in Paesi terzi, a seconda dei servizi effettivamente impiegati.
Prima della pubblicazione definitiva, l’Associazione deve verificare i fornitori utilizzati, i Paesi interessati e gli eventuali meccanismi giuridici di trasferimento previsti dagli articoli 44 e seguenti del GDPR, come una decisione di adeguatezza o altre garanzie applicabili.
I trasferimenti eventualmente effettuati sono gestiti nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa. Non si presume che i dati restino esclusivamente nell’Unione europea senza aver verificato i servizi utilizzati.
11. Periodi di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto degli obblighi legali e dei termini di prescrizione applicabili.
In particolare:
- Dati associativi e anagrafici: per la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo necessario alla gestione di eventuali obblighi o controversie.
- Dati di tesseramento e attività sportiva: per il periodo richiesto dalle regole degli organismi competenti e dagli obblighi applicabili, nonché per eventuali esigenze di tutela dei diritti.
- Dati amministrativi, contabili e fiscali: per i termini previsti dalla normativa applicabile.
- Certificati medici e dati sanitari: per il periodo necessario a verificare l’idoneità sportiva e adempiere agli obblighi pertinenti, tenendo conto degli eventuali termini di conservazione imposti dalla legge o necessari alla gestione di sinistri e controversie.
- Dati relativi alle prestazioni sportive: per il periodo strettamente necessario alla programmazione e alla gestione dell’attività sportiva, con successiva cancellazione o anonimizzazione quando non più necessari.
- Dati utilizzati per newsletter promozionali: fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione, salvo la conservazione limitata delle informazioni necessarie a documentare la scelta e a evitare nuovi invii non richiesti.
- Fotografie e video: per il periodo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, con verifica periodica della necessità della pubblicazione e nel rispetto delle richieste valide di revoca o rimozione.
I tempi specifici devono essere definiti dall’Associazione in base alle proprie procedure effettive e agli obblighi applicabili. La cancellazione o l’anonimizzazione avviene quando i dati non sono più necessari, salvo che sussistano legittimi motivi per conservarli ulteriormente.
12. Processo decisionale automatizzato
L’Associazione non adotta, per le finalità descritte nella presente informativa, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona.
13. Diritti degli interessati
L’interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, i seguenti diritti:
- ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento e accedere ai dati personali;
- chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati, quando ne ricorrono i presupposti;
- chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge;
- ricevere i dati in formato strutturato e, quando applicabile, richiederne la trasmissione a un altro titolare;
- opporsi al trattamento nei casi previsti dall’articolo 21 del GDPR;
- revocare in qualsiasi momento il consenso, quando il trattamento si basa su tale presupposto, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca;
- proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
L’esercizio di tali diritti non è escluso automaticamente dal fatto che il rapporto associativo o sportivo sia ancora in corso. Alcuni dati possono dover essere conservati o trattati per adempiere a obblighi di legge, alle regole sportive applicabili o per accertare, esercitare o difendere un diritto.
Le richieste possono essere inviate a:
ASD EUROVOLLEYSCHOOL
Autoporto di Fernetti, box 18
34016 Monrupino (TS)
E-mail: info@eurovolleyschool.eu
L’Associazione risponderà nei termini previsti dalla normativa. Potrà richiedere informazioni ragionevoli per verificare l’identità del richiedente, ove necessario.
Per ulteriori informazioni o per presentare un reclamo è possibile rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali: https://www.garanteprivacy.it/.
14. Modifiche all’informativa
L’Associazione può aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con l’indicazione della data di revisione.
Le modifiche non rendono automaticamente legittimi trattamenti che richiedano una distinta base giuridica o un nuovo consenso.
15. Riferimenti normativi
La presente informativa è predisposta con riferimento al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), al D.lgs. 196/2003 e successive modifiche, nonché alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e strumenti di tracciamento online.
Ultimo aggiornamento: 28 ottobre 2026